Les nouveaux usages des consommateurs, la dématérialisation des process et l’apparition de nouvelles technologies ont peu à peu mené les entreprises à considérer la « digitalisation » comme un enjeu majeur.
En 2015, selon une étude Cap Gemini [1], 75,6% des entreprises prévoyaient d’investir dans leur transition numérique au cours des deux années suivantes mais selon Deloitte et le MIT, seulement 29 % des entreprises seraient “matures” digitalement, 45 % seraient en cours de transformation et 26 % n’auraient que très peu débuté.
Si tous les secteurs sont concernés par cette digitalisation, la formation, elle aussi a su se réinventer en donnant naissance à des solutions de Digital Learning intégrant de nouvelles modalités augmentant l’efficacité générale des programmes de formation : Mobile Learning, Microlearning, Social learning… Le Digital Learning offre donc la possibilité d’apprendre dans un cadre plus moderne, plus flexible, plus individualisé, et plus dynamique. Motivation, efficacité, plus faible durée d’apprentissage et engagement en sont les principaux bénéfices.
Cependant, les entreprises ont beau avoir saisi les enjeux du Digital, les traditions demeurent et le cours en présentiel reste encore la modalité la plus exploitée (bien que plus souvent en blended learning désormais), laissant la formation occuper un rôle davantage correctif (une fois le besoin de formation exprimé) que d’accompagnement continu pouvant répondre au besoin avant son expression. Bien que la formation digitale soit plus flexible, cette rapidité d’accès au savoir n’est pas encore parfaitement exploitée par les entreprises et les salariés doivent bien souvent attendre plusieurs semaines ou plusieurs mois pour débuter leur formation, risquant ainsi que la formation ne soit pas dispensée au moment où l’apprenant en aurait le plus besoin.
Qu’est-ce que le Time To Learn ?
Entre l’instant où un salarié identifie une lacune qui le pousse lui, ou son service formation à demander une formation, et le moment où il va pouvoir débuter cette formation se passe un temps X. C’est donc cette durée qu’on appellera le « Time To Learn » ou « Time 2 Learn », parfois également appelé « Time to Train ».
Réduire le délai entre la demande de formation du salarié et le premier accès à la formation devrait être une des priorités des services formation dans leur quête de développement des compétences.
Cet indicateur est lui-même corrélé au « Time To Transfer » ou « Time 2 Transfer » qui correspond au temps entre la fin de la formation et la mise en application de ses bénéfices dans le contexte professionnel. L’objectif étant donc que la formation s’achève juste avant la date à laquelle l’utilisateur estimait devoir la mettre en application. Il faut que ses connaissances soient « encore chaudes » pour qu’il puisse les appliquer efficacement et directement et les retenir à long terme. Réduire ces 2 durées est un des avantages rendu possible par le Digital Learning.
Pourquoi le digital permet-il de réduire le Time To Learn ?
Dans le cadre d’une formation traditionnelle, un apprenant exprimait son intention de se former, puis le Responsable Formation effectuait sa recherche de fournisseurs ou son appel d’offres. Il pouvait se passer 6 mois avant que le salarié ne commence sa formation ! Entre l’identification du besoin, la recherche de fournisseurs de formation, les comparatifs, le choix du fournisseur, la demande de financement, et les autres démarches administratives très lourdes… il faut compter généralement entre 2 et 6 mois d’administration, puis 6 mois minimum de formation. Vous arrivez donc à 8 mois voire 1 an de délai. Sans compter qu’entre temps, l’apprenant a de grandes chances de quitter l’entreprise !
Pendant ce temps, les chances pour que la formation finalement choisie réponde au besoin initialement exprimé quelques semaines ou mois plus tôt diminuent. Nous sommes donc loin du fameux just-in-time si souvent avancé comme bénéfice de la formation à distance et finalement mis en œuvre si maladroitement par les entreprises !
Désormais, en digitalisant la formation en incluant par exemple un module de formation linguistique à son catalogue LMS (Learning Management System), l’entreprise s’évite la répétition de tâches chronophages de recherche, validations administratives et de financement OPCA en rendant la formation accessible à tous ses collaborateurs.
L’apprenant qui souhaite suivre une formation linguistique, peut donc directement aller se former en self learning sur le LMS de l’entreprise et trouver les contenus qui l’intéressent en Just-in-time.
Ainsi grâce au Digital Learning, vous optimisez votre Time To Learn, l’apprenant débutant sa formation à l’instant où le besoin s’est manifesté. En découleront un meilleur engagement et des résultats plus rapides. 
Autre avantage de la formation digitale, souvent illustré par l’acronyme ATAWAD, « Any Time, Any Where, Any Device », l’apprenant pourra se former n’importe quand, n’importe où et sur n’importe quel support ce qui favorisera la continuité de la formation entre des sessions de elearning, de microlearning, de coaching à distance…. La formation Digitale peut également intégrer facilement des ateliers à la pointe de la technologie, en s’appuyant entre autres sur les sciences cognitives (70/20/10, Social Learning, Eclil…), garantissant ainsi une pédagogie prouvée efficace et des durées d’apprentissages plus courtes.
Vous l’aurez donc compris. Pour digitaliser la formation tout en réduisant le Time To Learn l’entreprise doit s’équiper en amont de modules de Digital Learning accessibles à tous les collaborateurs au moment de l’identification du besoin. Le bénéfice est double : d’un côté, l’apprenant accède à la formation plus rapidement qu’auparavant. De l’autre, le Responsable Formation optimise son ROI de formation et s’évite de lourdes tâches administratives, qu’il devait auparavant répéter à chaque demande de formation individuelle !
[1] L’Usine Digitale/ GT Nexus/Cap Gemini, juin 2015
